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L'évaluation des projets des structures du RESE

Un outil d'auto-évaluation de la qualité des projets

Un outil d'auto-évaluation de la qualité des projets des structures du RESE (Réseau Economie Sociale et Environnement) a été créé en 2002 pour aider les membres du réseau à mettre en oeuvre une démarche d'évaluation interne, afin notamment de respecter les principes de qualité environnementale, sociale et économique de la charte du réseau. Cet outil a été édité en 2003 et diffusé à l'ensemble des membres du réseau ainsi qu'à différents partenaires.

Suite à la réalisation de cet outil, il est apparu nécessaire d'approfondir la réflexion concernant les indicateurs en fonction des domaines d'interventions des structures du RESE.

Un programme de travail a alors été proposé en 2003 pour offrir aux membres du réseau à la fois un appui personnalisé, une formation et un lieu d'échange et de réflexion autour des outils d'évaluation et plus particulièrement des indicateurs. Ce programme comprenait trois volets :

l'organisation d'ateliers de formation sur l'évaluation et la recherche d'indicateurs,
l'accompagnement individualisé de structures volontaires pour la mise en place d'une démarche d'évaluation de leurs actions,
une recherche complémentaire d'expériences et réflexions en cours sur les indicateurs.

Le travail mené par l'ARENE avec l'appui du cabinet ALISEA a consisté à aider les structures à se repositionner dans une logique de projet, c'est-à-dire rétablir le cadre logique de la gestion de projet (objectif général, objectifs secondaires, objectifs spécifiques des projets et actions...), et veiller à impliquer tous les acteurs concernés dans cette réflexion (équipe salariée, bénévoles, administrateurs, partenaires).

Cette approche permet de poser la question de l'évolution de la structure et donc celle de l'évaluation de la réalisation des objectifs. Cette dernière amène la question des indicateurs et le travail sur les indicateurs permet de préciser, de clarifier les objectifs. Il s'agit d'un travail de construction de l'architecture d'un projet où objectifs et indicateurs sont intimement liés et se définissent conjointement.

Au-delà de l'approche générale, cette mission a permis de proposer un exemple de démarche pour la mise en place d'une procédure d'évaluation, et d'identifier une batterie d'indicateurs accompagnés d'outils de suivi conçus comme des exemples à la disposition des membres du RESE.

Les indicateurs identifiés

Les ateliers de formation à l'évaluation et la recherche d'indicateurs organisés ont mobilisé une quinzaine de structures essentiellement associatives autour de trois thématiques : la gestion interne des structures et des équipes, la gestion technique de l'environnement et l'évaluation des actions pédagogiques.

Ces ateliers ont permis d'aboutir à partir de la contribution des participants, à une liste d'indicateurs (une dizaine par thématique) identifiés comme pertinents et directement utilisables par ces structures. Par ailleurs, pour douze d'entre eux des fiches descriptives ont été réalisées apportant les informations suivantes : définition de l'indicateur, type et niveau d'objectif auquel il répond, exemples d'outils de mesure et de suivi de cet indicateur, modalités d'utilisation des outils, traitement et interprétation des résultats, modalités de validation interne et externe, limites et avantages de l'indicateur.

Un exemple de démarche pour la mise en place d'une procédure d'évaluation

Phase 1 : il est nécessaire avant tout de se poser la question de l’objectif de l’évaluation pour la structure. Ce moment d’analyse du « pourquoi » de la démarche est important pour que la structure comprenne clairement le processus dans lequel elle va s’engager et qu’elle en détermine les éventuelles limites.

Phase 2 : cette phase permet de franchir les différentes étapes présentées ci-dessous à titre d’exemple (liste non limitative). Ces étapes peuvent se franchir sans ordre particulier, chacune renvoyant à l’autre.

Étapes	Exemples d'actions	Responsable(s)
Prise de conciences
Faire prendre conscience à l'ensemble des administrateurs et des salariés de la nécessité de mettre en place une démarche d'évaluation.	Réunion de l'équipe et du conseil d'administration pour montrer l'intérêt de l'évaluation et valider les principaux objectifs de celle-ci.	Le directeur, le président
Pour les grosses structures surtout : partir d'une action permettant la prise de conscience du besoin d'évaluation, la motivation de l'équipe autour de celle-ci.	Réaliser une exposition photo sur les aspects positifs et négatifs sur le travail réalisé et conditions de travail.	Les membres de l'équipe (dans les structures très importantes, identifier plusieurs équipes par secteur d'activité, par exemple)
Lancement de l’évaluation
Présenter l'intérêt de l’évaluation, son objectif dans le cadre de la structure et préciser les étapes suivantes de la démarche.	Réunion d'équipe	Animé par le coordinateur, en présence de la direction
Diagnostic
Repartir des objectifs initiaux de la structure pour (re)préciser les objectifs et lister les projets, construire un cadre logique de gestion de projet.	Relire les contrats pour chaque mission (objectif, clients ou organismes financeurs, nature des prestations, budget, partenaires), si besoin les clarifier.Relier chaque contrat à l'objectif général de la structure (éventuellement à des objectifs secondaires déclinant l'objectif général).	La direction
Réalisation d'un diagnostic par thématique (actions, missions, secteur d'intervention, modalités de fonctionnement).	Constituer des groupes de travail ou commissions par thématiques en nommant un responsable de groupe (éventuellement associer les partenaires extérieurs).Détailler le travail réalisé par thématique.Vérifier s'il existe des évaluations même partielles des objectifs et des projets :- le temps passé - budget- utilisation de matériel- satisfaction des interlocuteurs.	Un responsable par mission ou par secteur anime le diagnostic, recueille les informations nécessaires, organise avec le coordinateur une réunion de son secteur.
Faire et valider la synthèse du diagnostic de l'état actuel.	Mettre en perspective les objectifs de la structure, les objectifs de chaque projet, l'état actuel des réalisations, les indicateurs.Construire le cadre logique de la gestion de la structure.	La direction et le coordinateur
	Présenter et faire valider la synthèse lors d'une réunion d'équipe et/ou d'une action conviviale (repas, sorties ou visites....).	L'ensemble de ou des équipes, animation par le coordinateur.
Projet de la structure
Préciser dans le cadre de l'objectif général de la structure, les objectifs secondaires et leur évolution à moyen terme, les axes stratégiques, les projets avec leurs objectifs spécifiques.		Animé par le coordinateur, en présence de la direction
Définir pour chaque objectif, outils, indicateurs et modalités de suivi.